Domingo, 24 Septiembre 2017
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Política de Tratamiento de Datos Personales PDF Imprimir E-mail

ANTECEDENTES

El POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS,  ubicado en la Calle 5 B3 No. 36-45en la ciudad de Cali, con teléfono 5145525 o 26 y dirección de correo Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla y pagina web www.polisurips.com/Cali, el cual  durante varios años de trayectoria ha recopilado, conservado y utilizado información de personas naturales y jurídicas con fines asistenciales, comerciales,  laborales, educativos, e informativos y en la actualidad desea continuar con el tratamiento y la recolección de información para los fines ya expresados, para lo cual en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y demás normas aplicables, dispone el presente Manual de Tratamiento de Datos Personales y se compromete a actuar con responsabilidad asegurando la confidencialidad y preservación de la información, de conformidad con las definiciones, principios, derechos y deberes consagrados en la Ley 1581 de 2012 , el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la regulen o modifiquen.

Las reglas del presente Manual aplican al tratamiento de información de carácter personal sobre la cual el POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos o almacenados en bases de datos u otros sistemas, inclusive archivos físicos y, cuyo diligenciamiento o recolección, administración, custodia, confidencialidad y conservación no se encuentren regulados por normas especiales, como la Historia Clínica, regulada por la Ley 23 de 1981 y por la Resolución 1995 de 1999 y demás normas que regulen la materia. La recolección, administración, custodia, confidencialidad y conservación de la historia clínica en consecuencia, se encuentra regulada en normatividad especial.

1.OBJETIVO: Definir las disposiciones generales para la “Protección y Tratamiento de Datos Personales” en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, asegurando la confidencialidad y preservación de la información, de conformidad con las definiciones, principios, derechos y deberes consagrados en la citada Ley. 2.

2. ALCANCE: Los lineamientos y disposiciones del presente “Manual de Tratamiento de Datos Personales” son de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, empleados, adscritos, y contratistas del POLICLINICO Y LABORATORORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS, sin importar su función, actividad o línea de negocio.

3. REFERENCIAS: Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales"

4. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. CONTENIDO DEL MANUAL

5.1. PRINCIPIOS

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten o modifiquen.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

5.2. FINALIDAD Y POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.2.1. A. Finalidades

Los datos personales en custodia del POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR  SAS, en su condición de responsable y/o encargado, serán recolectados y tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, las normas que la reglamenten o modifiquen y demás leyes colombianas aplicables en la materia.

El POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS, obtiene información de sus clientes, pacientes y su familia, proveedores y contratistas, colaboradores y personal médico, cuyos datos se incorporan en sus diferentes bases de datos, información de carácter personal que se ha obtenido y se obtiene a través de diferentes canales de atención y/o en virtud de las relaciones precontractuales o contractuales en desarrollo del giro ordinario de su actividad y para la prestación de servicios de salud.

Los datos personales en poder del POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS serán tratados conforme las siguientes finalidades generales:

1). Para la solicitud y prestación de los servicios asistenciales a nuestros pacientes y sus familiares.

2). Contactar a los usuarios a través de medios telefónicos para hacer el seguimiento del paciente, posterior a la prestación del servicio.

3). Para realizar estudios de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas, así como conocer las necesidades de los usuarios con el fin de fortalecer las relaciones y fomentar la innovación empresarial.

4). Para crear y gestionar bases de datos para la prestación de los servicios y además para fines de investigación, desarrollo de nuevos productos o servicios y estudios de riesgo.

5). Para fines administrativos y analíticos, tales como contabilidad, facturación, administración de sistemas de información, auditorias, marketing, procesamiento y verificación de medios de pago y correspondencia.

6). Para enviar notificaciones de cambios o mejoras en el esquema de prestación de los servicios, avisos, propaganda o publicidad sobre los productos o servicios.

7). Para comunicar información sobre servicios de salud.

8). Para tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por el titular de la información a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición.

9). Para el perfeccionamiento de relaciones contractuales laborales y comerciales.

10). Para la ejecución y cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales, laborales, comerciales y de servicio existentes y que se inicien.

11). Generar certificados o certificaciones solicitadas por titulares de información de carácter personal.

12). Gestionar procesos de cobranzas.

13). Gestionar requerimientos de autoridades administrativas y judiciales en cumplimiento de sus funciones.

5.2.2. Políticas para el tratamiento de la información

EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS es responsable por toda la información personal que está en su poder o control, esto incluye cualquier información personal que reciba directamente como responsable del tratamiento, por ejemplo de clientes, pacientes y su familia, usuarios individuales, clientes, prospectivos individuales, empleados, adscritos, contratistas o personas que busquen trabajar con ella y como encargado del tratamiento de la información personal que pueda recibir de manera indirecta, por ejemplo, a través de clientes o del sector gobierno, por tal motivo dispone de herramientas y políticas de seguridad, así como cláusulas de confidencialidad establecidas contractualmente y además en cumplimiento de la legislación vigente sobre protección de datos personales, establece que:

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS cuenta con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la Ley, evitando el acceso a la información de terceros no autorizados.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS recolectará únicamente la información entregada voluntariamente por los usuarios, pacientes y su familia, proveedores, empleados, adscritos, contratistas o personas que buscan trabajar con la institución, de tal manera que sea posible ofrecerles información y/o servicios a estos individuos u ofrecer información acerca de oportunidades laborales.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS limitará la recolección y el manejo de datos de carácter personal al mínimo razonablemente requerido para proveer sus servicios y operar su negocio. En los casos en los cuales se requiera información adicional, u opcional, el titular de los datos será notificado de esta situación al momento de su recolección.

EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS podrá realizar la recolección de datos personales de pacientes o usuarios a través de su acompañante, cuando el estado de salud del paciente no le permita suministrar directamente la información.

El titular de la información al entregar o enviar cualquier información personal, acepta que EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS utilice dicha información de acuerdo con lo establecido en las finalidades y términos de la presente Política de Privacidad. Esta información personal no será utilizada para otros propósitos, a menos que sea requerido para ejercer legítimamente la defensa de la Institución o esté permitido por la ley o por los estándares profesionales.

Cualquier información sensible solicitada, relacionada entre otros, con datos sobre origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, podrán no ser respondidas por el titular.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS como responsable de la información, no divulga sin la respectiva autorización del titular u orden judicial, datos sensibles como son raza o etnia, preferencias religiosas, de culto o políticas, asociación a sindicatos u organizaciones sociales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones determinadas en la ley.

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS se compromete a que la información personal del usuario que no sea de carácter público, sea manejada en forma confidencial, así como a guardar la debida reserva sobre la presencia del paciente en la Institución, salvo requerimiento de autoridad judicial y solicitud informes entidades del estado (por medio de leyes).

La información personal de los usuarios, pacientes y su familia o proveedores puede ser compartida internamente con el propósito de determinar el cumplimiento de los estándares profesionales aplicables, políticos internos del EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS o en el desarrollo de revisiones de calidad. En algunos casos, EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS también puede compartir la información, bajo cláusulas de confidencialidad que garanticen el cumplimiento de esta política.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS solicitará información personal al momento de hacer la admisión del paciente, directamente o a través de representantes o acompañantes.

• EL POLICLINICO Y LABAORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS suministrará información personal a las autoridades judiciales o administrativas o a terceros que la requieran en virtud de una citación legal u otro tipo de proceso legal. De la misma manera, y si la ley lo permite, podrá usar o revelar su información para proteger los derechos o el patrimonio de EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS  o del titular de la información.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS también puede compartir, transmitir y/o transferir información de sus empleados o contratistas en el curso de una investigación, una negociación, financiación, venta o cualquier otra transacción que involucre la totalidad o parte de su negocio.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS de acuerdo al artículo 10 de la ley 1581 de 2012, podrá utilizar la información personal recolectada sin el consentimiento del titular cuando se trate de:

- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por origen judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Con el objetivo de proveer a los usuarios con niveles adecuados de servicios profesionales y a los contratistas, adscritos y empleados con los beneficios apropiados, la información personal que recopila EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS debe ser completa y actualizada. En consecuencia, EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS podrá realizar la actualización cuando el titular lo solicite o solicitar a sus usuarios, contratistas, adscritos y empleados que actualicen su información personal.

• EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS realizará el tratamiento de los datos personales durante el tiempo razonable y necesario para el efecto y se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso para lo cual simplemente notificará a sus clientes, usuarios o pacientes sobre cualquier cambio en dicha política, actualizando el contenido en su página Web: www.polisurips.com/Cali

5.3. DERECHOS DEL TITULAR

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1). Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.

2). Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS por el titular o por quienes se encuentren legitimados, sobre datos cuyo tratamiento y confidencialidad NO se encuentre regulado por normas especiales o se encuentre dentro de las excepciones consagradas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3). Ser informado por EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, previa petición escrita dirigida a EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS.

4). Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS ha incurrido en conductas contrarias a esta la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

5). Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, teniendo en cuenta el procedimiento establecido en este Manual para el ejercicio de sus derechos como titular.

5.4. RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

Para que el titular de la información pueda ejercer efectivamente los derechos enunciados, así como presentar reclamos, peticiones o consultas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, EL POLICLINICO Y LABORATORIO  DIAGNOSTICO DEL SUR SAS ha designado al Área de ATENCIÓN AL USUARIO, como responsable de la recepción de dichas peticiones, consultas y reclamos de cualquier titular que demuestre su derecho.
El titular podrá ejercer sus derechos mediante comunicación escrita radicada en la oficina de ATENCION AL USUARIO ubicada en el primer piso  RECEPCION  de la Calle  5 B3 No. 36-45 en la ciudad de Cali.

Quien haga la solicitud, petición o reclamo, debe demostrar que es titular del derecho y debe contener como mínimo los siguientes datos:

- Nombres y apellidos del titular y/o representante

- Número de identificación del titular

- Datos de localización del titular

- Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, solicitud o reclamo

- Documentos que considere como soporte de su consulta, solicitud o reclamo

- Firma del peticionario y/o representante EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS dará trámite a la solicitud, consulta o reclamo de conformidad con lo establecido por los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y 20 a 23 del Decreto 1377 de 2013.

5.5 OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Las Políticas de Privacidad de la Información descritas en este Manual son de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, empleados, adscritos, y contratistas de EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS, sin importar su función, actividad o línea de negocio. Cada Unidad, Área y Departamento deberá adoptar las medidas necesarias para cumplir con los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el presente Manual, e implementar los mecanismos necesarios para evidenciar dicho cumplimiento como realizar esfuerzos razonables para limitar el manejo de datos de carácter personal al mínimo necesario, orientarse por el respeto a los derechos y libertades de las personas, sin mostrar discriminación y tomar precauciones razonables para proteger la información personal contra su uso para fines erróneos y revelación inadvertida.

5.6. VIGENCIA

EL POLICLINICO Y LABORATORIO DIAGNOSTICO DEL SUR SAS se reserva el derecho de modificar este manual en cualquier momento; cualquier modificación será informada y publicada oportunamente En nuestra página web www.polisurips.com/Cali/

Este Manual ha sido aprobado el 20 de Octubre  de 2016, fecha a partir de la cual entra en vigencia.

 
I.P.S. CODIGO PRESTADOR No. 001070501
VIGILADA SUPERSALUD
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Tels.: 514 5525 - 514 5526
E-mail: policlinicodelsurcali@hotmail.com
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